SUAP: Arquivo Geral esclarece dúvidas comuns e promove boas práticas

Com o intuito de esclarecer dúvidas comuns sobre algumas funcionalidades do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP), promover a otimização do uso do sistema e a produção adequada de documentos e processos, o Arquivo Geral divulga a campanha “Boas práticas no SUAP”.

Entre 2021 e 2022, o Cefet/RJ realizou um acordo para a utilização do SUAP, desenvolvido pelo Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Norte (IFRN). O sistema foi disponibilizado com uma “estrutura” de apresentação já configurada. Alguns itens podem sofrer ajustes pela equipe de TI do Cefet/RJ, mas outros não, pois implicaria a perda de atualizações do sistema, o que não seria vantajoso para a instituição.

Um dos itens pré-configurados foi a funcionalidade "Requerimentos", nome dado pelo sistema para a criação de processos pessoais. Embora o Glossário de Espécies/Formatos e Tipos Documentais da Universidade de São Paulo (1997, p. 38) defina a espécie documental “requerimento” como um registro por meio do qual o solicitante “pede a uma autoridade pública algo rotineiro ou que lhe pareça justo ou legal”, essa funcionalidade do SUAP não serve para criar documentos chamados requerimentos, mas sim processos pessoais.

Já a funcionalidade "Processos" destina-se à realização de atividades relacionadas às funções das unidades administrativas.

Confira, na imagem abaixo, as principais diferenças entre as funcionalidades “Requerimentos” e “Processos” no SUAP:

Em caso de dúvidas, o Arquivo Geral se coloca à disposição pelo Sistema de Chamados.